TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP.

Posted on by admin

1.Tổ Chức Sự Kiện Là gì ? 

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc

  •  Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

  • Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

  • Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

    – Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

    – Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

    – Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

    – Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại 

    – Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

    – Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

    – Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

    – Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

    – Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

    – Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

    – Workshops: Bán hàng

    – Conferences: Là các buổi Hội thảo

    – Conventions: Là các buổi Hội nghị

    – Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

    – Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

    – Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

    – Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

    – Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

2. Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

         Bước 1 : Xác định mục đích sự kiện

  • Sự kiện là định nghĩa chung cho hoạt động quy tụ đông đảo công chúng và chia thành nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như sự kiện kinh doanh, sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, họp báo, sự kiện khách hàng.

           Bước 2 : Lên ý tưởng tổ chức sự kiện 

  • Trong khâu này, người tổ chức cần suy nghĩ và khái quát nhanh các ý tưởng và phân tích kỹ càng. Sau đó chọn ra phương án phù hợp nhất và chia đều thành các mảng chi tiết. Người tổ chức phải có tính sáng tạo mạnh để tạo ra chương trình độc đáo hơn đối thủ cạnh tranh.

    Trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện là điều tuyệt đối không được phạm phải. Nó ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, uy tín của sự kiện và cả bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp.

    Bước 3 : Phân chia nhân sự triển khai

  • Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là phân chia công việc thành từng mảng chuyên sâu: thiết kế (đồ họa, trình chiếu, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Nhân sự ở từng hạng mục đều phải tuyển chọn tỉ mỉ và đảm bảo tính phù hợp 

Bước 4 : Triển khai theo kế hoạch

  • Mỗi bộ phận phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng tiến độ chung và phối hợp với nhau, linh hoạt hỗ trợ nhau.

Bước 5 : Chuẩn bị và dàn dựng

  • Một trong các bước tổ chức sự kiện chiếm nhiều thời gian nhất và cũng mang tính quyết định sự thành công chính là chuẩn bị. Doanh nghiệp cần hoàn thiện các khâu dưới đây và tiến hành chạy thử ít nhất là 1-2 lần. Nếu phát hiện sai sót, lập tức hoàn thiện, điều chỉnh và chạy thử đến khi chương trình mượt mà và trơn tru.

    • Làm banner, standee, frame, background, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh để phát cho khách mời trong sự kiện

    • Trang phục

    • Gửi thiệp mời và đăng thông báo

    • Thuê thiết bị hỗ trợ

    • Thuê MC, PG

    • Thuê đội múa nghệ thuật múa mở màn

    • Hoàn tất các thủ tục cần thiết

Bước 6 : Tổ chức sự kiện

  • Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình.

    Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải lập tức tập trung mọi người giải quyết nhanh chóng nhất có thể.

Bước 7 : Kết thúc trương trình

  • Khi chương trình đã kết thúc, các bộ phận có liên quan tiến hành thu gom vật dụng, xử lý các thiết bị đã thuê, dọn dẹp sạch sẽ hiện trường.

Bước 8 : Báo cáo và rút kinh nghiệm

  • Các bộ phận cần tổng kết, báo cáo mức độ hoàn thành công việc trong sự kiện vừa diễn ra, bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện. Từ đó đúc kết kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện càng thêm chuyên nghiệp.

  • Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với Viettimes Media để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết đưa ra những ý tưởng sáng tạo và phù hợp với mục tiêu của bạn để tổ chức sự kiện thành công nhất.

  

  • THÔNG TIN LIÊN HỆ

    Hotline: (+84) 868818881

    Email: viettimesmedia2017@gmail.com

    Website: https://viettimesmedia.com/

    Địa chỉ: Số 606 Tổ 28, Đường Ngọc Thụy, Phường Ngọc Thuỵ, Quận Long Biên, Hà Nội, Việt Nam

    CHI NHÁNH

    VP: Tầng 4, Số 2 Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội

    VP: Tầng 3 tòa nhà Hồ Gươm Plaza, Phường Mộ Lao, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

    Kho: Số 606 Tổ 28, Đường Ngọc Thụy, Phường Ngọc Thuỵ, Quận Long Biên, Hà Nội, Việt Nam

admin

086 881 8881