Nguồn nhân lực đóng một vai trò không thể thiếu trong khâu lên kế hoạch của một sự kiện hoặc hội nghị, bất kể số lượng người tham gia lớn hay nhỏ, nhiều hay ít. Bộ phận này là nhóm đi đầu trong việc tổ chức vận hành và hỗ trợ một số công việc khác, tất cả đều đóng góp vào sự suôn sẻ và thành công khi sự kiện diễn ra. Vị trí này là một phần quan trọng đi đôi với trách nhiệm trong từng công việc được chia tách.
- Phân bổ công việc
Nhiều người cho rằng nhóm quản lý sự kiện sẽ phân bổ công việc, nhưng bộ phận nhân sự thường làm việc rất chặt chẽ với các điều phối viên để đảm bảo rằng:
- Ngân sách được phân bổ cho sự tham gia của bên thứ ba không bị vượt quá.
- Các bộ phận hoàn thành đúng chức năng và trách nhiệm của mình.
- Nhiệm vụ được phân bổ cho đúng nhân viên đối với từng chuyên môn.
2. Quản lý hiệu suất và kỳ vọng
Dù sự kiện chỉ có 50 hay 500 người, vấn đề không nằm ở chỗ có bao nhiêu người, bộ phận nhân sự phải chắc chắn rằng họ làm việc với các bộ phận khác có liên quan để đảm bảo hiệu suất cũng như tiến độ công việc được quản lý một cách chính xác.
Chẳng hạn, để kỹ thuật viên ánh sáng cải thiện thời gian thiết lập hoặc để đảm bảo rằng người đứng đầu bộ phận phục vụ đang quản lý nhóm của họ đúng cách, hiệu suất cần được theo dõi, cần phải đặt ra những kỳ vọng thực tế.
Các thành viên trong bộ phận nhân sự là những người lập kế hoạch và duy trì quản lý hiệu suất cùng với việc hợp tác chặt chẽ với các bộ phận để tạo ra những kỳ vọng đầy thách thức và điều đó sẽ giúp họ nâng cao kỹ năng cũng như nâng cao kinh nghiệm của họ trong ngành tổ chức sự kiện.
3. Quản lý thời gian
Thông thường các sự kiện được phân bổ thời gian cho phép rất nghiêm ngặt, tùy thuộc vào địa điểm hoặc tính chất của nội dung sự kiện. Điều này có nghĩa là lịch trình được xây dựng để làm rõ công việc của từng bộ phận cần ở đâu và các nhiệm vụ sẽ được thực hiện vào những thời điểm nhất định.
