Trong thực tế, việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện luôn là việc khó khăn. Nó giống như một chiếc nút chai mà bạn phải mở được thì mọi việc mới bắt đầu thuận lợi và theo ý muốn. Vậy làm sao để có được một ý tưởng mới mẻ, hấp dẫn? Không chỉ bám sát theo mục đích của doanh nghiệp mà bạn còn cần phải nghiên cứu nhu cầu, mong muốn của người tham gia, đối tác khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến.
1. Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề cho chương trình
Việc đầu tiên cần làm khi lên ý tưởng cho một sự kiện phải nghiên cứu thật kỹ về hình thức tổ chức. Xác định rõ sự kiện đó có mục đích là gì, hướng đến đối tượng nào, đòi hỏi cách tổ chức theo hướng nghiêm túc hay giải trí?
Với những sự kiện mang tính chất giải trí như: Tổ chức ngày hội gia đình, Festival doanh nghiệp, tiệc tất niên, lễ tri ân, sự kiện lễ hội,… thì bước lên ý tưởng chủ đề sẽ cần thiết và quan trọng. Người lên ý tưởng cần nắm bắt được bắt kịp xu hướng, biết được nhu cầu và sự quan tâm của người tham gia ở thời điểm hiện tại là gì.
2. Xây dựng kịch bản cho sự kiện
Sau khi đã tìm được chủ đề cho chương trình, bạn cần dựa theo đó để lên ý tưởng xây dịch kịch bản, các sự kiện chính sẽ diễn ra trong sự kiện là gì. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nắm được khung thời gian tổ chức, các nội dung bắt buộc và mục đích mà doanh nghiệp hướng đến là gì.
3. Xác định điểm tổ chức
Có hai địa điểm được lựa chọn để tổ chức các sự kiện chính là: tổ chức trong nhà và tổ chức ngoài trời.
3.1. Tổ chức trong nhà
Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện nhỏ và vừa, không gian sạch sẽ, sang trọng, không phải lo lắng đến vấn đề thời tiết. Vì không gian tổ chức được kiểm soát nên dễ dàng hơn trong việc điều hướng người tham gia, dễ tạo được sự chú ý và thuận tiện cho việc quan sát. Chi phí cho việc thuê địa điểm trong nhà đa phần sẽ rẻ hơn do với hình thức ngoài trời.
Nhược điểm: Không gian chính là điểm hạn chế của hình thức tổ chức này, với những chương trình đông người nó thẻ gây cảm giác chật chội, bị hạn chế trong việc tổ chức các trò chơi, gameshow.
Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, resort, hội trường, sân vận động,…
3.2. Tổ chức ngoài trời
Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện vừa và lớn, không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu, thư giãn cho người tham gia. Địa điểm này có thể tổ chức được nhiều hoạt động vui chơi quy mô lớn, các trò chơi team building thú vị. Ngoài ra còn kết hợp được với nhiều ý tưởng sự kiện thú vị như: du lịch teambuilding. hội chợ, festival,…
Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao, đòi hỏi có nguồn nhân sự lớn để bao quát được không gian sự kiện và hình thức này chịu ảnh hưởng với thời tiết.
Địa điểm: Bãi biển, các khu du lịch sinh thái, resort, công viên, các điểm du lịch,…
