Sự chuẩn bị khoa học và kỹ lưỡng luôn là chìa khóa để dẫn đến cánh cửa thành công cho một sự kiện đặc biệt có tầm quan trọng như lễ khánh thành. Trước ngày diễn ra sự kiện, bạn cần phải tạo dựng kịch bản chi tiết cho các giai đoạn trước – trong – sau khi tổ chức buổi lễ quan trọng này.
Dưới đây là sự hướng dẫn chi tiết mang tính chất tham khảo cho một quá trình tổ chức sự kiện lễ khánh thành cho công trình mới được hoàn thành.
1. Lên kế hoạch chuẩn bị cho chương trình
Đây là công đoạn quan trọng và mang tính quyết định cho sự thành công hay thất bại của sự kiện. Bạn cần xây dựng bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ cũng như chuẩn bị những giấy tờ hoặc vật dụng cần thiết.
● Xác định số lượng khách mời: Cần xác định và chuẩn bị danh sách các khách mời như ban quản trị, nhân viên và đối tác kinh doanh.
● Lên bảng thống kê ngân sách, chi phí dự trù: đây là công đoạn quan trọng khi quyết định tiến hành mua sắm và chuẩn bị thiết bị dựa trên ngân sách dự kiến của ban lãnh đạo.
● Lên kế hoạch, kịch bản: Cần xây dựng concept, nội dung và ý tưởng nhằm tạo nên sự ấn tượng đối với khách mời cùng như điểu hướng buổi lễ theo đúng kế hoạch.
● Trang trí, chuẩn bị giấy mời: Sau khi đã có bản kế hoạch về chi phí và concept buổi lễ, tiến hàng trang trí địa điểm để kịp tiến độ.
● Xin giấy phép tổ chức: Cần thiết chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để xin giấy phép với chính quyền địa phương.
● Phân công nhân sự: Cần phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng cho nhân viên và ban tổ chức để đảm bảo không có bất kỳ sơ xuất nào trong quá trình buổi lễ khánh thành diễn ra.
2. Tổ chức buổi lễ khánh thành theo kịch bản được dựng sẵn
Trước khi chính thức tiến hành buổi lễ khánh thành, ban tổ chức cần có sự tổng duyệt trước để đảm bảo chương trình được chặt chẽ và nếu có vấn đề gì thì có thể nhanh chóng khắc phục.
● Đón khách: Bố trí ban lễ tân thành nhiều nhóm nhỏ để tiếp đón khách ngay từ thời điểm khách mời vừa tới nơi.
● Văn nghệ: Để buổi lễ không bị nhàm chán cũng như tạo điểm nhấn cho chương trình, cần có một số tiết mục văn nghệ đặc sắc.
● Phát biểu: MC mời các đại biểu phát biểu đôi lời.
● Cắt băng khách thành: Đây là công đoạn nhất định phải có trong bất kỳ lễ khánh thành nào.
● Tiết mục múa Lân Sư Rồng: Đây là chương trình chúc mừng lễ cắt băng được thành công và mang ý nghĩa cầu chúc sự thịnh vượng cho doanh nghiệp.
● Tiệc chiêu đãi: Nhằm mục đích tạo khoảng thời gian và không gian giao lưu giữa các khách mời.
Tùy theo quy mô tổ chức và yêu cầu của ban lãnh đạo, sẽ có thêm những chương trình khác diễn ra trong lễ khánh thành nếu được yêu cầu.
3. Tạo ấn tượng bằng những hoạt động sau chương trình
Khi chương trình đi đến hồi kết, cần có những hoạt động sau đó để lưu lại kỷ niệm và tạo mối liên hệ với các khách mời.
● Đừng quên tạo ấn tượng thông qua việc chụp ảnh lưu niệm với khách mời.
● Tặng những món quà ý nghĩa cho khách mời thay lời cảm ơn.
● Đội lễ tân tiếp tục công việc tiễn khách.
Hy vọng rằng với bài viết trên đây của Viettimes, bạn đã bổ sung cho mình một số thông tin cơ bản liên quan đến buổi lễ khánh thành cũng như cách để lên kịch bản chi tiết cho một chương trình có tầm quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, cơ sở.
