Không phải lúc nào thuê từng hạng mục cũng rẻ hơn, và thuê trọn gói cũng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu

Đây là một trong những câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra khi chuẩn bị tổ chức hội nghị, lễ khai trương, Gala Dinner hay sự kiện ra mắt sản phẩm. Với cùng một ngân sách, nên làm việc với một đơn vị tổ chức trọn gói hay tự thuê riêng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, MC, nhân sự và các hạng mục khác?

Thực tế, không có đáp án chung cho mọi chương trình. Mỗi phương án đều có ưu điểm riêng và phù hợp với từng quy mô, mục tiêu cũng như nguồn lực của doanh nghiệp.

Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hình thức sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp, kiểm soát ngân sách hiệu quả và hạn chế những chi phí phát sinh.

Thuê trọn gói tổ chức sự kiện là gì?

Thuê trọn gói là hình thức doanh nghiệp làm việc với một đơn vị tổ chức sự kiện để triển khai toàn bộ chương trình, từ khâu lên ý tưởng đến khi kết thúc sự kiện.

Thông thường, dịch vụ sẽ bao gồm:

• Tư vấn concept.
• Xây dựng kịch bản.
• Thiết kế và thi công sân khấu.
• Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.
• Hệ thống check-in.
• MC, PG/PB và điều phối sự kiện.
• Quay phim, chụp ảnh.
• Truyền thông sau sự kiện.

Doanh nghiệp chỉ cần thống nhất mục tiêu, ngân sách và các yêu cầu chính, phần còn lại sẽ được đơn vị tổ chức phối hợp triển khai.

Thuê từng hạng mục là gì?

Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ chủ động lựa chọn và làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Ví dụ:

• Một đơn vị cung cấp âm thanh, ánh sáng.
• Một đơn vị thi công sân khấu.
• Một đơn vị cho thuê màn hình LED.
• Một đơn vị cung cấp MC.
• Một đơn vị quay phim, chụp ảnh.
• Một đơn vị cung cấp PG/PB.

Doanh nghiệp hoặc bộ phận marketing, hành chính sẽ trực tiếp điều phối các đơn vị trong suốt quá trình chuẩn bị và vận hành chương trình.

So sánh thuê trọn gói và thuê từng hạng mục

Tiêu chí	Thuê trọn gói	Thuê từng hạng mục
Quản lý nhà cung cấp	Chỉ làm việc với một đầu mối	Làm việc với nhiều đơn vị
Thời gian chuẩn bị	Tiết kiệm thời gian	Mất nhiều thời gian điều phối
Đồng bộ chương trình	Cao	Phụ thuộc vào khả năng phối hợp
Kiểm soát rủi ro	Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm chính	Doanh nghiệp tự xử lý khi phát sinh
Chi phí phát sinh	Dễ kiểm soát hơn	Có thể phát sinh nếu thiếu hạng mục
Phù hợp	Sự kiện vừa và lớn	Sự kiện nhỏ hoặc doanh nghiệp có kinh nghiệm

Khi nào nên thuê trọn gói?

Dịch vụ trọn gói thường phù hợp khi:

• Chương trình có từ 100 khách trở lên.
• Có nhiều hạng mục kỹ thuật.
• Có khách VIP hoặc lãnh đạo cấp cao tham dự.
• Doanh nghiệp không có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên trách.
• Cần đảm bảo tiến độ và hình ảnh chuyên nghiệp.

Lợi thế lớn nhất của phương án này là toàn bộ các hạng mục được lên kế hoạch đồng bộ, giảm áp lực quản lý cho doanh nghiệp.

Khi nào nên thuê từng hạng mục?

Thuê riêng từng hạng mục có thể phù hợp nếu:

• Chương trình quy mô nhỏ.
• Doanh nghiệp đã có đội ngũ Event hoặc Marketing nhiều kinh nghiệm.
• Đã có sẵn một số thiết bị hoặc nhân sự.
• Chỉ cần bổ sung một vài hạng mục như sân khấu, âm thanh hoặc MC.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn nhà cung cấp theo nhu cầu thực tế.

Thuê trọn gói có thực sự tiết kiệm hơn?

Nhiều người cho rằng thuê riêng từng hạng mục sẽ có chi phí thấp hơn. Tuy nhiên, trên thực tế điều này không phải lúc nào cũng đúng.

Khi sử dụng dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp có thể tiết kiệm ở nhiều khía cạnh như:

• Giảm thời gian làm việc với nhiều nhà cung cấp.
• Hạn chế chi phí phát sinh do thiếu hoặc trùng hạng mục.
• Đồng bộ thiết kế và thi công.
• Giảm rủi ro khi có sự cố trong quá trình tổ chức.
• Không cần bố trí nhiều nhân sự để điều phối.

Trong khi đó, nếu tự thuê từng hạng mục nhưng thiếu kinh nghiệm quản lý, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các khoản chi phí ngoài kế hoạch hoặc ảnh hưởng đến chất lượng chương trình.

Những yếu tố cần cân nhắc trước khi quyết định

Trước khi lựa chọn hình thức tổ chức, doanh nghiệp nên trả lời các câu hỏi sau:

• Quy mô sự kiện là bao nhiêu khách?
• Có bao nhiêu hạng mục cần triển khai?
• Đội ngũ nội bộ có đủ kinh nghiệm điều phối không?
• Mục tiêu của sự kiện là gì?
• Ngân sách có giới hạn như thế nào?
• Chương trình có yêu cầu truyền thông hay kỹ thuật đặc biệt không?

Những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp xác định phương án phù hợp thay vì chỉ dựa trên chi phí ban đầu.

Viettimes Media cung cấp giải pháp linh hoạt

Viettimes Media cung cấp cả hai hình thức:

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

• Tư vấn ý tưởng.
• Xây dựng kịch bản.
• Thiết kế và thi công.
• Điều phối chương trình.
• Truyền thông sau sự kiện.

Dịch vụ theo từng hạng mục

• Cho thuê màn hình LED.
• Âm thanh, ánh sáng.
• Sân khấu và khung truss.
• Booth Activation.
• MC, PG/PB.
• Quay phim, chụp ảnh.
• Livestream.
• Hệ thống check-in.

Tùy vào quy mô và nhu cầu thực tế, Viettimes Media sẽ tư vấn phương án phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả và ngân sách cho doanh nghiệp.

FAQ

Sự kiện khoảng 50 khách có nên thuê trọn gói không?

Nếu chương trình đơn giản và doanh nghiệp có đội ngũ phụ trách, có thể thuê riêng từng hạng mục. Tuy nhiên, nếu có nhiều nội dung hoặc khách mời quan trọng, dịch vụ trọn gói vẫn là lựa chọn đáng cân nhắc.

Sự kiện từ 200 khách trở lên nên chọn phương án nào?

Đối với các chương trình quy mô lớn, thuê trọn gói thường giúp đồng bộ các hạng mục, kiểm soát rủi ro và giảm áp lực điều phối.

Có thể kết hợp cả hai hình thức không?

Có. Doanh nghiệp có thể thuê trọn gói phần tổ chức và bổ sung một số hạng mục đặc thù theo yêu cầu riêng nếu cần.

Thuê trọn gói hay thuê từng hạng mục đều có những ưu điểm riêng. Điều quan trọng không phải là phương án nào rẻ hơn, mà là phương án nào phù hợp với quy mô, mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp. Khi được lựa chọn đúng, cả hai hình thức đều có thể giúp tối ưu ngân sách và mang lại một chương trình chuyên nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa việc thuê trọn gói hay thuê riêng từng hạng mục cho sự kiện sắp tới, việc được tư vấn từ đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp đánh giá chính xác nhu cầu thực tế, xây dựng phương án phù hợp và tránh những khoản chi phí phát sinh không cần thiết.

Viettimes Media tư vấn giải pháp tổ chức sự kiện dựa trên quy mô, mục tiêu và ngân sách của từng doanh nghiệp, từ dịch vụ trọn gói đến các hạng mục riêng lẻ, giúp chương trình được triển khai hiệu quả và đúng kế hoạch.

Liên hệ Viettimes Media để được tư vấn phương án tổ chức sự kiện phù hợp và tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp của bạn.